香港的监管调查

Valarie Fung • 16 August 2024

冯颖贤

合伙人，香港

香港的监管调查

监管调查通常是在监管机构发现受监管公司或个人存在某些违规行为时开始的，但有时也可能是公司发现违规行为时主动向监管机构报告或举报人投诉的结果。事实上，发现不合规情况后不通知监管机构可能会产生严重后果，因为不及时向监管机构报告不合规情况的公司可能会被处以数百万元的罚款。例如，根据证券及期货事务监察委员会(“证监会”)《操守准则》第 12.5 段，持牌人必须立即向证监会报告任何严重违反、触犯或不遵守事宜发生。因此，受规管公司应时刻紧记，他们有责任主动及时向监管机构举报违规或怀疑违规的情况，而不应等待监管机构主动接触。

寻求法律意见的重要性

首先，公司或个人在面临监管调查时，应寻求法律意见。接受监管调查的公司或个人有义务向监管机构提供信息。同时，他们也享有某些权利。寻求法律咨询可确保他们充分了解这些权利，并且在监管调查过程中不会意外地放弃这些权利。

即使面对监管机构的调查，公司或个人也应被充分告知，有些信息或文件是不需要交给监管机构的。例如，他们不必交出享有法律专业保密权的资料或文件。根据普通法，法律专业保密权包括法律咨询保密权和诉讼保密权。

法律咨询保密权涵盖律师与其客户之间以获取或提供法律咨询为主要目的的通信。另一方面，诉讼保密权涵盖律师与其客户之间的通信，或律师或其客户与第三方之间的通信，其主要目的是为了正在进行或考虑进行的诉讼。公司或个人应小心谨慎，不要将享有法律专业保密权的文件交给监管机构。在实践中，许多公司通常会指示其律师审查所有可能移交给监管机构的文件，以确保他们不会意外地放弃法律专业保密权。

在香港，上诉法院在中信泰富 (第 2号) 诉律政司司长 [2012] 2 HKLRD 701 一案中审议了有限度放弃保密权原则。因此，享有法律专业保密权的文件可以在“有限度放弃“的基础上交予监管机构，即享有保密权的文件只可为调查目的而提供予监管机构，而监管机构不能为衍生目的而将文件转移或披露予第三方。在某些情况下，监管机构有可能对愿意放弃文件保密权的公司从宽处理。

在某些类型的监管调查中，缄默权可能不适用。例如，《证券及期货条例》规定，任何受调查或协助调查的人士，必须回答证监会在会面中提出的任何问题及/或出示证监会指明的任何文件。拒绝回答问题或出示文件属刑事罪行。因此，《证券及期货条例》并没有缄默权。然而，受《证券及期货条例》调查的人士在向证监会提供答复及/或文件时，可申请享有免使自己入罪的特权。一经提出，该人所提供的答复及/或文件将不会在针对该人的刑事法律程序中获接纳为证据。

以上是对接受监管调查的公司或个人规定的一些义务和提供的一些权利。因此，在监管调查一开始和调查过程中接受法律咨询非常重要，这样才能充分了解自己的义务和权利。

保密义务

协助调查或受调查的人士通常要履行保密义务。受监管公司及其雇员应小心谨慎，不要向任何其他人披露与监管调查有关的细节。例如，《证券及期货条例》第 378 条对根据《证券及期货条例》第 183 条接受调查的人士规定了保密义务。保密义务受有限的例外情况限制，例如向雇主、保险公司和法律顾问披露，或披露某人受保密义务约束的事实。

搜查处所

在某些监管调查中，监管机构可能希望对公司的营业处所进行突击搜查。监管机构需要获得裁判官签发的搜查令，才能进入和搜查这些处所。监管机构持搜查令到达时，公司代表或法律顾问必须检查搜查令，以确保 (i) 搜查令的签发时间不超过搜查前七(7)天;(ii) 对被控罪行的性质有适当的描述(如果对被控罪行的描述过于宽泛，搜查令可能存在缺陷);(iii) 被搜查处所的位置正确;(iv) 进入处所进行搜查的人员是搜查令授权的人员。

如果监管机构对公司的营业处所进行突击搜查，那么在搜查当天，公司的正常运营将不可避免地受到干扰。为了尽量减少这种干扰，公司应在律师的建议下，与监管机构商定一份“搜查协议”。根据该协议，公司有可能从监管机构那里获得它正在寻找的文件类型的信息。为了便于搜索公司可以向监管机构说明这些相关文件的位置。公司的法律团队最好在突击搜查时在场，以便律师提出建议，避免无意中向监管机构披露任何享有法律专业保密权的文件。

此外，建议公司应确保其电子数据备份系统具备良好功能，以应付任何电子装置被检取的情况，从而尽量减少对正常业务的干扰。在过往一宗针对证监会的司法复核申请中，香港法院裁定证监会有权在搜查公司的处所时检取电脑和流动电话等电子装置。此外，证监会可发出通知，要求提供电子邮件账户和数码设备的登录名和密码。因此，公司应做好准备，在监管调查过程中，随时可能要求公司及其员工交出电子设备或电子邮件账户信息。

监管机构还可要求在突击检查期间与公司的特定员工谈话。如果问题的设置是为了使突击检查能够有效进行(如与突击检查的后勤工作有关的问题)，员工应尽量回答这些问题，以免被视为对搜查造成干扰。但是，如果监管机构提出与调查内容有关的实质性问题(如与正在调查的潜在违规行为有关的问题)，员工在决定提供任何信息之前，应征求法律意见。

如果情况允许，公司的法律顾问应要求监管机构根据相关条例发出必要回答的通知，以便任何回答其问题和/或向其出示任何文件的人士可以适当地要求享有免使自己入罪的特权(如有)。

主动的补救措施

如果监管调查发现公司有任何潜在的不当行为，公司应寻求法律建议，并修订自身的政策和程序，向监管机构表明公司正在采取主动措施纠正任何不足之处，并将努力防止再次发生潜在的不当行为。采取主动的措施弥补不足有时会使公司获得更有利的结果，如减轻处罚。

杨杨朱律师事务所有限法律责任合伙与北京天达共和（香港）律师事务所联营。

本备忘录仅供一般性参考。建议客户寻求专业法律意见。

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